병아리 사원에게 유독 떨리는 순간은 메일 보낼 때와 전화 버튼을 누를 때다. 하지만 어렵다고 피할 수는 없는 법. 기본 업무인 전화 예절법과 비즈니스 메일 작성법만 잘 지켜도 ‘일잘러’로 소문날 거다. 성공적 직장 생활을 위해 핵심만 간추려서 소개한다.

비즈니스 메일 실전 가이드

메일을 보내는 첫 단계는 제목 쓰기다. 비즈니스 메일은 분명한 목적을 갖고 작성하기 때문에 내용을 짐작할 수 있도록 제목에 용건을 분명하게 알려야 한다. 나를 명확하게 드러내고 싶다면 말머리에 대괄호로 소속을 적는 것도 방법이다. 처음 보내는 메일이라면 눈에 띄기도 좋고, 메일로 계속 소통할 때 확인하기도 편하다. 단 명확하게 쓰되 최대한 간결한 게 핵심이다. 

모든 만남은 인사부터 시작한다. 메일도 마찬가지다. 공적인 대화를 하는 만큼 친절하게 인사하고 내용은 정확하게 작성해야 한다. ‘안녕하세요. ○○부서 ○○○ 대리님’처럼 인사말에는 상대방 이름과 직위를 함께 언급하는 걸 추천한다. 이후 내 소속과 이름, 직급을 정확히 밝혀야 한다. 상대방에게 메일을 처음 보내거나 동료가 하던 일을 이어받았다면 상세하게 소개하며 예의를 갖추자.

메일 내용은 서론·본론·결론 구성으로 작성하고, 전달하려는 내용이 뭔지, 해야 할 일과 회신이 필요한 내용은 어떤 건지 한눈에 파악할 수 있도록 두괄식으로 작성하는 게 좋다. 중요한 부분은 굵은 글씨, 밑줄, 글자 색 등을 활용해서 강조하면 가독성을 높일 수 있다. 번호를 매기거나 기호를 사용해도 괜찮다. 마지막에는 회신이 필요한 내용, 첨부파일 등을 간단히 언급하면서 ‘감사합니다’로 마무리하면 된다. 편지를 쓰듯 구구절절 적거나 친근함의 표시로 사용하는 ‘ㅠㅠ’, ‘ㅎㅎ’ 등 이모티콘은 자제하는 편이 낫다.

모두 꼼꼼하게 작성했다면 받는 사람, 참조, 숨은 참조를 제대로 추가했는지, 첨부파일은 제대로 넣었는지 체크해야 한다. 메일을 쓰다가 키보드를 잘못 눌러서 전송되는 경우도 있고, 파일을 확인하라고 적었는데 누락해서 다시 보내는 상황도 흔히 발생한다. 이런 실수를 줄이기 위해 첨부파일을 먼저 넣고 내용을 적길 추천한다. 마지막까지 수신자 이름, 직급, 본문에 오탈자는 없는지 꼼꼼하게 체크하는 게 중요하다. 일정이 촉박하거나 중요한 메일이라면 전화나 문자로 보냈다는 사실을 간단히 알려주면 좋다. 마지막으로 메일을 보내기 직전, 다음 체크리스트를 통해 누락한 부분이 없는지 다시 한번 점검하자.

전화 예절이 매너를 만든다

지금까지 전화 예절을 크게 신경 쓰지 않고 살아왔을 거다. 하지만 이제는 직장인이니 응대 방법을 배워두면 좋다. 전화를 걸었을 때 상대방이 전화를 받으면 내 소속과 이름을 먼저 밝혀야 한다. “안녕하세요, ○○부서 ○○○입니다”라고 하는 게 가장 자연스럽다. 전화를 받을 때도 소속과 이름을 전해야 한다. 만약 회사 공식 인사말이 있다면 “최선을 다하겠습니다. 영업부 ○○○입니다”처럼 인사말부터 한다. 물론 그럴 사람은 없겠지만 누군가가 전화를 걸어 다짜고짜 “사장 바꿔!”라는 말에 냉큼 “네, 연결해 드리겠습니다”라고 처신해서는 안 된다. 최대한 예의 바르게 재량껏 처리하자.

수화기는 상대방이 전화 끊은 것을 확인한 후 내려놓기를 추천한다. 갑자기 할 말이 생각났는데 상대방이 이미 수화기를 내려놓았다면 다시 전화해야 하는 번거로움이 발생한다. 간혹 이를 예민하게 받아들이는 사람이 은근히 존재하니 주의할 필요가 있다. 먼저 전화를 끊는다면 수화기는 최대한 조용히 내려놓길 바란다. 유선 전화기를 내려놓을 때 ‘덜커덕’하며 부딪치는 소리가 귀에 상당히 거슬리기 때문. 그런 소리가 들리면 상대방은 ‘나한테 무슨 불만 있나?’라고 생각할지 모른다.

종종 다짜고짜 생소한 이름을 대며 전화를 바꿔 달라고 말하는 이가 있다. 그때 “그런 사람 없어요” 또는 “몰라요”라며 전화를 끊는 사람은 없을 거다. 올바른 응대 방법은 “○○○씨는 ○○부서에서 근무 중이고 번호는 1234-5678이니 그리로 전화하시면 됩니다”라고 얘기하거나 내선 번호를 전달하면 된다. 만약 잘못 걸려온 전화라면 “죄송합니다만, ○○○이라는 분은 안 계신데 번호를 다시 확인해 보시겠습니까?”라고 말하자.

자료 출처_도서 《신입사원 상식사전》

《신입사원 상식사전》

우용표 지음 | 길벗

직장생활을 하면서 스트레스 받지 않는 사람은 아마 거의 없을 거다. 회사라는 공간에서 다양한 세대가 함께 일하는 만큼 멘털이 수도 없이 털리기 마련이다. 하지만 모든 일에는 면역이 생기는 법. 첫 출근을 앞둔 신입사원이 살아남을 수 있는 실전 노하우를 공개한다. 나만의 생존전략을 찾아보자.