신입사원이 기본적으로 하는 업무 중 하나가 회의 준비다. 잠깐 모여 얘기 나누는 작은 회의부터 부서 간 회의, 다른 회사와 미팅까지 막내가 도맡아 준비하는 경우가 많다. 잘하면 본전이지만 못하면 티가 팍팍 나니 어떻게 준비해야 하는지 하나씩 알아보자.

센스 있는 회의 준비 방법  

1단계 안건 정리

회의를 준비할 때 가장 핵심은 필요한 안건을 정리하는 일이다. 왜 회의가 필요한지, 시간은 어느 정도 걸리는지 관리자와 상의해 미리 가늠해야 한다. 이 과정에서 회의에 사용할 발표 자료 또는 참고 자료를 작성하면 좋다. 

2단계 회의 참석자 선정 및 참석 요청

꼭 참석해야 하는 사람에게 미리 준비한 자료를 배포하며 와 달라고 요청한다. 이때 일시, 장소, 논의 안건을 반드시 전달하자. 적어도 일주일 전에 참여 여부를 확인하는 게 좋다. 같은 부서라면 상관없지만 유관부서나 외부 업체일 경우 자체 보고 체계를 거치고 일정에 반영하기까지 약 일주일이 걸리기 때문. 물론 ‘short notice’라고 해서 하루 전 또는 몇 시간 전에 급하게 소집하는 경우도 있는데, 이는 높은 직급에 있는 사람이 급하거나 중요한 안건을 토의해야 할 때 찾는 경우가 대부분이다. 

주의할 부분은 실무자끼리만 진행하더라도 해당 부서장에게 자료를 전달해야 한다는 점이다. 회의에 참석할 필요가 없다고 판단해서 자료마저 누락시키면 추후 부서 간 협조가 필요할 때 실무자가 협조를 약속해도 부서장이 이를 거부하는 일이 발생할 수 있다. 실제로 잘못된 권위 의식으로 자신에게 미리 보고되지 않은 사안은 모르는 일이라며 거부권을 행사하는 중간 관리자가 종종 존재한다.

업무 효율 극대화하는 회의 진행 태도

랩업(Wrap-up) 작성하기

회의를 소집한 목적을 달성하는 단계로, 가장 중요하고 특별히 신경 써야 하는 단계다. 정신없이 이런저런 얘기가 나오고, 간혹 목소리가 높아지기도 하며 활발하게 논의가 이뤄진다. 이때 신입사원은 랩업을 준비해야 한다. 랩업은 ‘회의 결과 최종 정리’ 정도로 이해하면 된다. ‘Wrap’은 ‘물건을 포장지 등으로 싸다’라는 의미인데, 여기서는 회의를 마무리한 이후 내용을 포장한다는 뜻이다. 방법은 어렵지 않다. 회의를 마친 뒤 이 안건은 이렇게, 저 안건은 저렇게 등 결과를 최종적으로 정리하면 된다. 그래야 다음 단계인 회의록 작성과 배포가 수월해진다. 만약 이 과정을 제대로 진행하지 않으면 이후에 배포된 회의록을 보고 “어? 난 이렇게 말한 적 없는데?”라고 오리발을 내미는 사람이 등장할지 모른다. 다음 예시를 참고해 작성해 보자. 

■ 의제 재검토

오늘 토의한 브레인스토밍 안건 ○○중에서 ○○을 토의했습니다. 토의된 내용은 다음과 같습니다.

■ 결정 사항 및 참가자의 역할 강조

오늘 회의에서 결정된 것은 ○○○이고, ○○과장님이 ○월 ○일까지 추진하기로 했습니다. 기간 내에 완료될 수 있도록 부탁드리며, 진행 과정 중에 궁금한 사항이 있으면 언제든 말씀해 주시기를 바랍니다.

■ 차기 토의 사항 파악

시간이 부족해 토의하지 못한 안건은 ○○○입니다. 이에 대해서는 다음 주 회의 시간에 토의하도록 하겠습니다. 혹시 더 진행해야 할 안건이 있으면 말씀해 주시기를 바랍니다.

회의 후 효율적으로 정리하기

이렇게 랩업을 하고 난 후 회의록을 작성해야 한다. 작성법은 둘로 나뉜다. 일반적으로 사용하는 방법은 회의 종료 후 주관 담당자가 작성하는 식이다. 회의를 통해 모은 의견을 종합해 안건, 결정 사항, 실행 부서, 기한 등을 정리한 뒤 참석자에게 배포한다. 두 번째는 회의를 진행하는 동안 스크린에 문서를 띄워놓고 실시간으로 작성하는 방법이다. 이해관계가 첨예하게 대립하는 경우, 문구 또는 숫자 하나까지 매우 민감한 사안을 다룰 때 활용한다. 

회의 후에는 주로 F/U(팔로우 업)에 초점이 맞춰진다. 도출한 결과대로 진행되는지 확인하는 동시에 합의한 대로 조치를 취하는 것을 의미한다. 후속 조치가 제대로 이루어지지 않으면 여러 사람이 시간을 내 진행한 회의가 의미 없어지니 진행만큼이나 중요하다.

오늘 소개한 부분은 전문성이나 막중한 책임감을 요구하기보다 센스와 태도에 대한 내용이다.  작은 노하우를 잘 활용한다면 센스 있는 신입, 꼼꼼한 준비로 두터운 신임을 쌓는 신입사원으로 성장할 거다.

《신입사원 상식사전》

우용표 지음 | 길벗

직장생활을 하면서 스트레스 받지 않는 사람은 아마 거의 없을 거다. 회사라는 공간에서 다양한 세대가 함께 일하는 만큼 멘털이 수도 없이 털리기 마련이다. 하지만 모든 일에는 면역이 생기는 법. 첫 출근을 앞둔 신입사원이 살아남을 수 있는 실전 노하우를 공개한다. 나만의 생존전략을 찾아보자.

직장생활을 하면서 스트레스 받지 않는 사람은 아마 거의 없을 거다. 회사라는 공간에서 다양한 세대가 함께 일하는 만큼 멘털이 수도 없이 털리기 마련이다. 하지만 모든 일에는 면역이 생기는 법. 첫 출근을 앞둔 신입사원이 살아남을 수 있는 실전 노하우를 공개한다. 나만의 생존전략을 찾아보자.