‘직장 생활은 보고로 시작해 보고로 끝난다.’라는 말을 들어 봤을 거다. 상사가 업무에 간섭하는 게 싫다면 오히려 보고를 더 자주 해야 말을 거는 횟수가 현저히 줄어든다. 회사에서 작성하는 보고서 기본과 종류를 알아보자. 이 부분만 잘 알아도 본전을 뽑은 것과 다름없다.

최초보고

업무 지시를 받았을 때 “언제까지 납품해야 하나요?” 또는 “3일 정도 걸릴 것 같습니다”와 같이 시간을 확인받는 작업이다. 지시받은 업무에 대한 진행 방향과 필요한 자원에 대한 계획을 미리 확인하는 과정이기 때문에 ‘계획 보고’라고도 한다. 지시가 떨어지자마자 무조건 “네, 알겠습니다”라고 힘차게 대답하면 그날 오후부터 “보고서 완성됐어?”라는 질문을 받을지도 모른다.

중간보고

현재 진행 상황을 알리는 보고서로, 가장 중요하지만 하기 싫은 업무 중 하나다. 보고서 작성을 지시받은 후 3일이면 될 것 같다며 최초보고를 했다고 가정하자. 3일 동안 아무 말 없이 혼자 작성한 뒤 바로 제출하면 윗선에서 “역시 3일 만에 해냈군!”이라며 칭찬해 줄까? 아마 오탈자 지적부터 내용이 엉성하다는 온갖 트집을 잡을지도 모른다. 하지만 최초보고를 한 당일 저녁이나 다음 날 오전에 보고서 초안을 보여준다면 “여기에 이 내용을 추가하는 게 좋겠어, 구성을 이렇게 바꿔보자” 같은 적절한 피드백을 줄 가능성이 크다. 그 뒤 나머지 작업은 어렵지 않게 진행할 수 있다. 3일째 되는 날 윗선에서 보고서를 완성했냐고 독촉하지도 않을 거다. 이미 피드백을 통해 일이 어떻게 진행 중인지 잘 알고 있기 때문이다.

결과보고

업무를 어떻게 마무리했는지 보고하는 일이다. 작성한 보고서를 이메일로 보내거나 인쇄해 윗선 책상에 올려두는 편이다. 함께 보고서를 보며 설명을 덧붙이기도 한다. 힘들게 완료한 업무를 자랑하는 시간이라 생각하면 된다. 이메일로 결과보고를 했다면 보고서 작성이 끝나 이메일로 발송했다는 내용을 얘기하자. 그렇지 않으면 “그 보고서 아직이야?”라는 질문을 받을 가능성이 크다.

보고 종류 총정리

내용에 따른 분류

① 업무보고

담당 부서 업무 현황을 상급자 또는 새로 온 사람에게 설명하는 것.

② 현황보고

문제가 발생했을 경우 많이 사용하며, 문제 원인·내역·대용 방안 등을 포함하는 것.

③ 계획보고

업무 실행 계획을 세워 보고하는 것.

방법에 따른 분류

① 대면보고

직접 얼굴을 마주 보며 보고.

② 서면보고

이메일, 메신저, 메모 등 문서와 글을 통해 보고.

③ 유선보고

전화, 문자 메시지를 통해 보고.

④ 구두보고

대면보고와 유선보고처럼 구술로 보고.

시점에 따른 분류

① 최초보고

업무 지시를 받을 때 작성하는 보고로 지시 사항이 이행 가능한지, 일정이 적정한지 등 의견을 낸다.

② 중간보고

업무 진행 상황을 보고하는 것으로, 수시로 이루어져야 편하다.

③ 결과보고

업무 진행 결과를 보고하며 프로젝트마다 작성해야 한다.

보고 잘한다는 소리를 듣는 방법

멋진 어휘를 사용해 말하거나 문서를 작성해야 보고를 잘하는 게 아니다. 같은 내용이라도 어떻게 보고하느냐에 따라 상대방의 반응이 달라진다. 보고 잘한다는 소리를 듣고 싶다면 다음 3가지 방식을 참고하길 바란다.

결론 우선의 원칙

업무에서 기승전결은 시간을 낭비하거나 핵심을 흐리는 요인이 되기도 한다. 우선 관심 사항이나 핵심 사항부터 보고하고 부가적 사항은 그 후에 전달하는 게 좋다. ‘결론 – 이유 – 경과’ 순으로 진행해야 한다는 의미다. 그러니 결론과 핵심부터 이야기하는 습관을 기르는 게 좋다.

대안 준비

보고자는 해당 사항에 대한 대안을 생각해야 한다. 예를 들어 어떤 이슈가 발생해서 원인과 현황을 준비해 보고하라는 지시를 받았다면 현 상태에서 담당자가 생각하는 대안까지 미리 준비해야 한다. 그 대안이 옳은지, 아닌지는 윗선에서 판단한다. 해결 방안을 모른다면 무책임해 보이기 쉽다.

적시성의 원칙

가급적 필요 시점 이전에 완료해야 한다. 적시성을 잃은 보고는 조직의 효율성을 떨어뜨리는 요인이 된다. 상사가 물어보면 그제야 보고와 관련한 대답을 하는 경우, 장기간 이어지는 업무 진행 상황을 상사가 모르는 경우, 문제를 직접 처리하겠다고 시간을 보내는 동안 그 문제가 상사에게 전달되고 수습이 어려워지는 경우 등 적시성이 떨어지는 상황은 피해야 한다.

CREDIT

글 양지원 기자